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A Assessoria do Decanato de Gestão de Pessoas – ASCOL e suas respectivas Coordenadorias têm como objetivo assistir ao DGP, conforme as respectivas especificidades, atuando como suporte às atividades desenvolvidas pelas diversas unidades deste Decanto. Compete à ASCOL assessorar a Decana de Gestão de Pessoas com informações sobre as diversas áreas do Decanato, além de representá-la, substituindo-a em suas ausências e afastamentos, sempre que necessário.
Coordenação de Atendimento DGP – COATE
• Atender e orientar quanto ao andamento de processos no âmbito do DGP;
• Conferir e cadastrar dependentes nos sistemas de pessoal da UnB para acompanhamento de saúde e homologação de atestados;
• Receber, conferir, registrar e encaminhar ao arquivo certidões de tempo de contribuição para fins de averbação;
• Apoiar e fomentar ações e campanhas de relacionamento no âmbito do DGP, promovendo atendimento humanizado;
• Atender e orientar os usuários sobre os fluxos e procedimentos no âmbito do DGP;
• Prestar orientações sobre processos de créditos de exercícios anteriores, incluindo a conferência de declarações;
• Prestar orientações sobre processos de devolução ao erário, incluindo a conferência de autorizações e Guias de Recolhimento da União (GRU);
• Prestar orientações sobre informações constantes do contracheque;
• Gerir o cadastramento e as senhas de acesso aos sistemas SIGAC, SIPES e SEI;
• Orientar aposentados e pensionistas sobre recadastramento e prova de vida;
• Efetuar, quando cabível, o recadastramento de aposentados e pensionistas após a suspensão do pagamento;
• Fornecer declarações de vínculo e de não vínculo a ex-servidores, ex-colaboradores do SICAP, professores substitutos, professores visitantes e voluntários;
• Fornecer fichas funcionais e financeiras;
• Fornecer cópias de contracheques;
• Fornecer declaração de Nada Consta do DGP para fins de remoção, exoneração, vacância ou aposentadoria;
• Atender e instruir processos originários de pensão civil;
• Atender e instruir processos de auxílio-funeral;• Cadastrar usuários externos no SEI para requerimentos relacionados à gestão de pessoas;
• Atender, orientar e auxiliar a Divisão de Gestão de Pessoas da Ebserh nas demandas relacionadas aos servidores em exercício no Hospital Universitário de Brasília;• Atender, orientar e auxiliar a Comissão de Residência Médica (COREME) e a Comissão de Residência Multiprofissional (COREMU) nas demandas relacionadas aos residentes em atividade no HUB;
• Identificar demandas recorrentes a partir dos atendimentos, apontar oportunidades de melhoria e propor soluções para os serviços prestados; e
• Atuar de forma articulada com as demais unidades do DGP.
Coordenação de Controle Interno – CI
• Acompanhar, monitorar e responder às determinações dos órgãos de controle, em alinhamento com a Auditoria Interna da UnB.
• Realizar atendimento presencial para o eventual recebimento de documentos relacionados às respostas de auditorias e para prestar esclarecimentos sobre irregularidades apontadas pelos órgãos de controle.
• Verificar possíveis acúmulos de cargos, empregos ou funções públicas com jornada semanal superior a 60 horas.
• Monitorar periodicamente, por meio da base de dados da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), os vínculos trabalhistas dos servidores, a fim de evitar o acúmulo irregular de cargos públicos, o descumprimento do regime de dedicação exclusiva e o desrespeito à legislação referente às contratações temporárias.
Coordenação de Arquivos Funcionais – COARQ
• Gerenciar o Arquivo Corrente do Decanato de Gestão de Pessoas (DGP).
• Orientar e auxiliar a execução das atividades de gestão de documentos no DGP.
• Atender às solicitações de empréstimo e consulta aos documentos arquivísticos e às informações do acervo sob sua guarda.
• Estudar e propor melhorias nos fluxos de produção, tramitação e recebimento dos documentos de arquivo do DGP.
• Gerenciar e executar as atividades relacionadas ao Assentamento Funcional Digital (AFD).
Coordenação de Orientação à Legislação de Pessoal – COLEP
• Manter o DGP atualizado sobre as orientações e instruções administrativas do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal (SIPEC).
• Revisar e compilar as resoluções dos órgãos colegiados da UnB que tratam de assuntos relacionados à gestão de pessoas.
• Elaborar e manter atualizado o Guia do Servidor, disponível no site do DGP.
• Elaborar notas técnicas consolidadas com orientações sobre situações gerais relacionadas à legislação de pessoal.
• Ratificar, modificar ou rejeitar as informações emitidas pela COLEP em razão de atualizações na legislação relacionada à matéria.
• Analisar, revisar, solicitar e encaminhar documentos administrativos relacionados às demandas judiciais que envolvam assuntos de pessoal civil, provenientes da Procuradoria Federal junto à Universidade de Brasília (PF/UnB) e da Procuradoria Regional Federal da 1ª Região (PRF1), com o apoio das informações prestadas pelas unidades técnicas do DGP envolvidas.